Benutten vrije ruimte WKR

De vergoeding voor de aanschaf van de fiets kun je als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling onderbrengen, dus belastingvrij. De fiets kost je dan € 2.400. Indien er geen vrije ruimte meer is, dan ben je er 80% eindheffing over verschuldigd. Je betaalt dan € 2.400 + € 1.920 = € 4.320. Naast dat je de fiets vergoedt, kun je Erben ook nog steeds de belastingvrije € 0,19 per kilometer vergoeden. Dat is € 5,70 per dag (15 km × 2 × 0,19) en €1.219,80 per jaar bij de maximale 214 dagen per jaar.

Benutten onbelaste kilometervergoeding

Mocht je de vrije ruimte niet voor het vergoeden van de fiets willen benutten, of is de vrije ruimte al vol en wil je niet met de 80%-eindheffing geconfronteerd worden? Dan is het een idee om een belastingvrije kilometervergoeding van € 0,19 te geven, als je dat tenminste nog niet doet. Erben kan via de belastingvrije reiskostenvergoeding jaarlijks € 1.219,80 belastingvrij ontvangen (214 werkdagen × € 5,70). Dus binnen twee jaar heeft Erben zijn fiets ‘terugverdiend’. Jouw kosten zijn € 1.219,80 per jaar. Vind je het belangrijk dat Erben blijft fietsen naar het werk? Dan kun je zijn goede gedrag belonen en hem de reiskostenvergoeding blijven geven na het bereiken van het aankoopbedrag van € 2.400. Uiteraard kun je na het bereiken van dat bedrag ook stoppen met de vergoeding.
Dit kun je echter ook kosteloos doen! Je laat Erben dan zelf zijn reiskostenvergoeding betalen. Normaliter houdt Erben van zijn salaris van € 2.500 ongeveer € 1.915 netto over. Nu laat je Erben iedere dag € 5,70 van zijn salaris inleveren, dus € 101,65 per maand. En dat in ruil voor een belastingvrije reiskostenvergoeding van € 101,65 per maand. Dat is voor het bedrijf budgetneutraal. Erben houdt nu maandelijks 1.955,66 over. Dat is €40,66 per maand. Na 5 jaar heeft Erben de fiets ‘terugverdiend’. En dat terwijl het jouw bedrijf niets kost! Sterker nog, je bespaart bij Erben de premies voor de werknemersverzekeringen en de ZVW-premie over het ingeleverde brutoloon van €101,65, want over de belastingvrije kilometervergoeding zijn deze premies niet verschuldigd. Stel dat deze premies 20% bedragen, dan is jullie besparing iedere maand € 20,33.

Cafetariastelsel

Je kunt een dergelijke uitruil (=cafetariastelsel) ook doen met de fiets die je via de vrije ruimte verstrekt. Hierboven las je al dat dit ruim € 1.200 kost. Wil je dit budgetneutraal doen, dan kan Erben hiervoor bijvoorbeeld € 1.200 van zijn vakantiegeld, bonus of vakantiedagen ter waarde van € 1.200 of 48 maanden € 25 van zijn brutoloon inleveren. Hij gebruikt dan belast loon om de fiets belastingvrij aan te schaffen via de vrije ruimte.
Let op:
Mocht er een uitruil plaatsvinden met het maandelijkse brutoloon, zoals in het voorbeeld hierboven, dan verlangt de Belastingdienst wel dat je dit met Erben bespreekt en vastlegt, zodat duidelijk is dat hij zich bewust is van de gevolgen van de verlaging van het brutoloon. Denk dan aan een verlaging van het uitkeringsloon, pensioen en het vakantiegeld. Raadpleeg desnoods een belastingdeskundige voor een dergelijke vastlegging.

Verstrekken en ter beschikking stellen

Je kunt als werkgever ook de fiets kopen zodat de werknemer hem mag gaan gebruiken.

Verstrekken:

Je koopt de fiets zelf en verstrekt deze vervolgens aan Erben. Je draagt hem dus in eigendom over aan Erben. In dit geval is de fiets ook belast, je moet het dus verwerken in de WKR, de reiskostenvergoeding of er belasting over betalen. Het voordeel van een fiets verstrekken in plaats van vergoeden is dat je over een factuur beschikt op de naam van het bedrijf en zodoende de BTW kunt terugvorderen, mits je een zogeheten BTW-ondernemer bent. Voorwaarde is dat de fiets op minimaal 50% van het aantal werkdagen voor het werk wordt gebruikt. De BTW kan worden teruggevorderd over een aankoopbedrag tot maximaal € 749. Deze regeling geldt helaas (nog) niet voor elektrische fietsen.
Ter beschikking stellen:
Je koopt de fiets zelf en geeft deze vervolgens aan Erben in bruikleen. Je blijft dan eigenaar van de fiets. Net als bij een auto van de zaak krijgt Erben een bedrag (bijtelling) opgeteld bij zijn loon voor het privégebruik van de fiets. Dit bereken je door het aantal privékilometers te vermenigvuldigen met de kilometerprijs. Neem eventueel contact op met het belastingkantoor in jouw regio om inzicht te krijgen in de hoogte van deze bijtelling. Als Erben een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik, dan mag je die in mindering brengen.
Voor elektrische fietsen is de Belastingdienst momenteel aan het nadenken over een bijtellingregeling die hetzelfde is als die voor auto’s, namelijk een bepaald percentage van de cataloguswaarde